คู่มือการใช้งาน

สร้างหอพัก

หน้านี้ไว้ทำอะไร: เริ่มใช้ระบบ สมัครหรือเข้าสู่ระบบ สร้างหอพักของคุณ และสลับไปมาระหว่างหลายหอ

ทำตามนี้

1. 1ถ้ายังไม่มีบัญชี กด 'สมัครใช้งาน' ใส่ชื่อ อีเมล รหัสผ่าน ติ๊กยอมรับข้อกำหนด แล้วกดลิงก์ยืนยันในอีเมลที่เราส่งให้
2. 2ถ้ามีบัญชีแล้ว ใส่อีเมล (หรือเบอร์โทร) และรหัสผ่าน
3. 3กด 'เข้าสู่ระบบ'

4. 4ที่หน้า 'หอพักของฉัน' กด 'สร้างหอพัก'

5. 5ใส่ 'ชื่อหอพัก' ช่องนี้ต้องใส่
6. 6'ที่อยู่' และ 'เบอร์โทรศัพท์' จะใส่ตอนนี้หรือทีหลังก็ได้
7. 7กด 'สร้างหอพัก' อีกครั้ง ระบบพาไปหน้าภาพรวมของหอใหม่

8. 8ถ้ามีหลายหอ กดชื่อหอพักที่มุมบนซ้ายของเมนู (ข้างใต้เขียนว่า 'เปลี่ยนหอพัก') บนมือถือกด 'เมนู' ก่อน

9. 9เลือกหอพักที่ต้องการ หรือกด 'ดูหอพักทั้งหมด'

เริ่มต้นใช้งาน

หน้านี้ไว้ทำอะไร: ตั้งค่าหอพักให้พร้อมออกบิลใบแรก ทำครั้งเดียวจบ

ทำตามนี้

1. 1เข้าสู่ระบบ แล้วเปิดหน้า 'ภาพรวม' ของหอพัก จะเห็นกล่อง 'เริ่มใช้หอพัก'
2. 2ข้อแรก กด 'เพิ่มห้อง หรือนำเข้าจากไฟล์' แล้วใส่ห้องของหอ
3. 3ข้อสอง กด 'ตั้งราคาค่าน้ำและค่าไฟ' ใส่ราคาต่อหน่วย
4. 4ข้อสาม กด 'ใส่พร้อมเพย์' เพื่อให้ผู้เช่าโอนเงินให้คุณได้

5. 5หน้า 'ตั้งค่า' ก็มีกล่อง 'เริ่มต้นใช้งาน' เหมือนกัน บอกว่ายังเหลือข้ออะไร
6. 6กด 'ตั้งค่าข้อนี้' ทำทีละข้อ ข้อที่เสร็จแล้วจะขึ้นว่า 'เรียบร้อย'

เพิ่มห้อง และนำเข้าจาก Excel

หน้านี้ไว้ทำอะไร: ใส่รายชื่อห้องทั้งหมดของหอ ทีละห้อง หรือทั้งหมดในครั้งเดียวจากไฟล์ Excel

ทำตามนี้

1. 1กด 'ห้อง' ในเมนู
2. 2มีไม่กี่ห้อง กด 'เพิ่มห้อง' ใส่เลขห้อง แล้วกดบันทึก
3. 3มีห้องเยอะและมีไฟล์ Excel อยู่แล้ว กด 'เพิ่มเติม'

4. 4เลือก 'นำเข้าจาก Excel'

5. 5กด 'ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม' เอาไฟล์ตัวอย่างไปกรอก
6. 6กด 'เลือกไฟล์ Excel' เลือกไฟล์ของคุณ ตรวจตารางที่ขึ้นมา แล้วกดยืนยัน

ผู้เช่าและสัญญา

หน้านี้ไว้ทำอะไร: ทำสัญญาให้ผู้เช่า และให้ผู้เช่าเชื่อม LINE เพื่อรับบิล

ทำตามนี้

1. 1เปิดห้องว่างที่จะให้เช่า กด 'ทำสัญญา'

2. 2ใส่วันที่เข้าพัก
3. 3ใส่ค่าเช่าต่อเดือน และเงินประกัน
4. 4กด 'ถัดไป' ทำอีก 2 ขั้นที่เหลือ (ผู้เช่า และตรวจสอบ) แล้วกดบันทึก

5. 5ให้ผู้เช่าเชื่อม LINE เปิด 'รายงาน' แล้วเลือก QR เชื่อมต่อ LINE พิมพ์ไปติดหน้าหอ

6. 6ผู้เช่าสแกน QR แล้วใส่เบอร์โทร พอสำเร็จ ในรายการห้องจะขึ้น 'เชื่อมต่อ LINE แล้ว'

จดมิเตอร์

หน้านี้ไว้ทำอะไร: จดเลขมิเตอร์น้ำและไฟของทุกห้อง เดือนละครั้ง เพื่อเอาไปคิดค่าน้ำค่าไฟ

ทำตามนี้

1. 1กด 'จดมิเตอร์' ในเมนู
2. 2เลือกวันที่จด และเลือก 'ทุกห้องที่มีผู้เช่า'
3. 3กด 'บันทึก' ระบบสร้างใบจดมิเตอร์ให้

4. 4เปิด 'ค่าน้ำ' ก่อน
5. 5พิมพ์เลขมิเตอร์ปัจจุบันของห้อง เลขครั้งก่อนระบบใส่ให้แล้ว
6. 6กด 'บันทึกห้องนี้' ระบบพาไปห้องถัดไปเอง ทำจนครบทุกห้อง
7. 7เสร็จแล้วกดสลับไป 'ค่าไฟ' ทำแบบเดียวกัน

ออกบิลรายเดือน และส่ง LINE

หน้านี้ไว้ทำอะไร: ออกบิลค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ ให้ทุกห้องในครั้งเดียว แล้วส่งให้ผู้เช่าทาง LINE

ทำตามนี้

1. 1กด 'ออกบิล' ในเมนู
2. 2เปิดแท็บ 'บิลรายเดือน'
3. 3กด 'ออกบิลห้องที่ยังไม่มีบิล'

4. 4เลือกเดือนที่จะออกบิล
5. 5กด 'ต่อไป' ตรวจรายการ แล้วยืนยัน ระบบสร้างบิลค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ ให้ทุกห้อง

6. 6ส่งบิลให้ผู้เช่าทาง LINE เปิดใบแจ้งหนี้ กด 'การทำงานอื่น' แล้วเลือก 'ส่งแจ้งผ่าน LINE' ถ้ามีหลายห้อง ในหน้า 'ออกบิล' กด 'ส่ง LINE ทั้งหมด' ได้

7. 7บิลมี 2 ชนิด ดูได้ที่ช่อง 'ประเภท' มุมขวาบนของใบแจ้งหนี้ ชนิด 'ทั่วไป' คือบิลใบเดียวที่คุณสร้างเอง เช่น ค่าปรับ ค่าซ่อม

8. 8ชนิด 'รายเดือน' คือบิลที่ได้จากการออกบิล ค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ ของทุกห้อง

รับเงิน ตรวจสลิป ใบเสร็จ

หน้านี้ไว้ทำอะไร: บันทึกว่าผู้เช่าจ่ายเงินแล้ว ตรวจสลิป และออกใบเสร็จ

ทำตามนี้

1. 1เปิดใบแจ้งหนี้ (ออกบิล แล้วกด 'ดูบิล') ใส่จำนวนเงินที่ได้รับ
2. 2เลือก 'ชำระเงินโดย' เช่น เงินสด หรือโอน
3. 3กด 'บันทึกรับเงิน' ระบบออกใบเสร็จให้เอง ติ๊ก 'ส่งใบเสร็จทาง LINE' ไว้ถ้าจะให้ส่งทันที

4. 4ผู้เช่าโอนแล้วส่งสลิปมาทาง LINE กด 'สลิปรอตรวจสอบ' ในเมนู
5. 5เปิดแท็บ 'รอตรวจสอบ' ดูสลิป แล้วกด 'อนุมัติ' ระบบออกใบเสร็จให้เอง

6. 6ใต้ใบแจ้งหนี้มีกล่อง 'ตั้งค่าเพิ่มเติม' กดเปิด ตรง 'เพิ่มรายการ' ใช้เก็บเงินเพิ่มจากผู้เช่า เช่น ค่ากุญแจหาย เลือก 'ประเภท' ใส่ 'รายการ' และ 'จำนวนเงิน (ก่อน VAT)'
7. 7กด 'บันทึก' รายการเข้าใบแจ้งหนี้ และยอดรวมเพิ่มทันที

8. 8'แนบสลิปโอนเงิน' ใช้เมื่อผู้เช่าให้สลิปคุณทางอื่น ไม่ได้ส่งทาง LINE คุณแนบแทนได้ ใส่ยอดโอน วันที่โอน และเลือกรูปสลิป
9. 9กด 'ส่งสลิปเข้าตรวจสอบ' สลิปจะไปอยู่ใน 'สลิปรอตรวจสอบ' กด 'อนุมัติ' แล้วระบบออกใบเสร็จให้เอง

10. 10'ข้อความในใบแจ้งหนี้' คือข้อความที่แสดงในใบแจ้งหนี้ทุกใบ เช่น 'โอนภายในวันที่ 5 ของเดือน'
11. 11พิมพ์ข้อความ แล้วกด 'แก้ไขข้อความในใบแจ้งหนี้'

แจ้งซ่อม

หน้านี้ไว้ทำอะไร: ดูและจดงานซ่อมของทุกห้อง ผู้เช่าแจ้งเองทาง LINE ก็จะมาขึ้นที่นี่

ทำตามนี้

1. 1กด 'แจ้งซ่อม' ในเมนู
2. 2กด 'แจ้งซ่อมใหม่'

3. 3เลือกห้อง
4. 4เขียนอาการที่เสีย
5. 5กด 'บันทึกแจ้งซ่อม'

6. 6เมื่อช่างเข้าซ่อมแล้ว กด 'บันทึกเข้าซ่อม' ใส่ผลการซ่อม

รายจ่ายและรายงาน

หน้านี้ไว้ทำอะไร: จดค่าใช้จ่ายของหอ และดูหรือดาวน์โหลดรายงาน

ทำตามนี้

1. 1กด 'ค่าใช้จ่าย' ในเมนู
2. 2กด 'บันทึกค่าใช้จ่าย' ใส่รายการและจำนวนเงิน
3. 3กด 'เดือนก่อน' เพื่อดูเดือนที่ผ่านมา

4. 4กด 'รายงาน' ในเมนู
5. 5เลือกรายงานที่ต้องการ เช่น 'ใบเสร็จรับเงิน'

6. 6กด 'ดาวน์โหลด Excel' เก็บไว้ในเครื่อง

ตั้งค่า

หน้านี้ไว้ทำอะไร: ตั้งค่าครั้งแรก และแก้ภายหลัง ค่าน้ำไฟ การรับชำระเงิน LINE และเจ้าหน้าที่

ทำตามนี้

1. 1กด 'ตั้งค่า' ในเมนู
2. 2เปิดแท็บ 'ค่าน้ำ ค่าไฟ'

3. 3ใส่ราคาต่อหน่วย
4. 4กด 'บันทึกราคาค่าน้ำ ค่าไฟ'

5. 5เปิดแท็บ 'รับชำระเงิน'

6. 6เลือก 'พร้อมเพย์'
7. 7ใส่เบอร์พร้อมเพย์
8. 8กด 'ถัดไป' ทำข้อสอง (กฎเก็บเงิน) แล้วบันทึก

9. 9เปิดแท็บ 'LINE OA' ถ้าอยากส่งบิลทาง LINE ของหอเอง

10. 10ใส่ Channel ID และ Channel secret จาก LINE Developers
11. 11กด 'เชื่อมต่อ LINE'

12. 12เปิดแท็บ 'เจ้าหน้าที่หอนี้' ถ้ามีคนช่วยงาน

13. 13กด 'เชิญทางอีเมล' เขาจะตั้งรหัสผ่านเอง

หน้าผู้เช่าใน LINE

หน้านี้ไว้ทำอะไร: ดูว่าผู้เช่าเห็นอะไรใน LINE เปิดจากเมนูของ LINE หอพัก ไม่ต้องสมัครสมาชิก

ทำตามนี้

1. 1'ห้องของฉัน' ผู้เช่าดูข้อมูลห้องและสัญญา
2. 2กด 'โทรหาหอ' เพื่อโทรหาคุณ

3. 3'บิลของฉัน' ผู้เช่าเห็นบิลทุกใบ
4. 4กดเปิดใบแจ้งหนี้ หรือใบเสร็จ เป็นไฟล์ PDF

5. 5'แจ้งซ่อม' กด 'แจ้งซ่อมใหม่'
6. 6เลือกชนิดงาน และเขียนอาการ
7. 7กด 'ส่งเรื่องแจ้งซ่อม' เรื่องจะขึ้นในหน้าแจ้งซ่อมของคุณทันที

คำถามที่พบบ่อย

หน้านี้ไว้ทำอะไร: คำตอบสั้น ๆ ของเรื่องที่ถามบ่อย

ลืมรหัสผ่านทำอย่างไร

หน้าเข้าสู่ระบบ กด 'ลืมรหัสผ่าน?' ใส่อีเมล ระบบส่งลิงก์ตั้งรหัสใหม่ให้

ผู้เช่าไม่ได้รับบิลทาง LINE

ผู้เช่าต้องเชื่อม LINE ก่อน ดูหัวข้อ 'ผู้เช่าและสัญญา' ห้องที่เชื่อมแล้วจะขึ้นคำว่า 'เชื่อมต่อ LINE แล้ว'

ออกบิลผิด แก้ได้ไหม

เปิดใบแจ้งหนี้ กด 'ลบ' ที่รายการที่ผิด แล้วใช้ 'เพิ่มรายการ' ใส่รายการใหม่ ดูหัวข้อ 'รับเงิน ตรวจสลิป ใบเสร็จ'

ผู้เช่าโอนเงินแล้ว แต่ไม่ส่งสลิปทาง LINE

คุณแนบสลิปแทนได้ ที่ใบแจ้งหนี้ 'แนบสลิปโอนเงิน' หรือถ้าได้รับเงินแล้ว กด 'บันทึกรับเงิน' ได้เลย

ใส่เลขมิเตอร์ผิด

ถ้ายังไม่ออกบิล กลับไปที่ใบจดมิเตอร์แล้วแก้เลขได้เลย ถ้าออกบิลไปแล้ว เลขจะถูกล็อก

ใช้ฟรีกี่ห้อง

10 ห้องแรกฟรี ห้องที่ 11 เป็นต้นไป ห้องละ 5 บาทต่อเดือน ดูที่ ตั้งค่า แล้วเลือก 'แพ็กเกจระบบ'

ใช้บนมือถือได้ไหม

ได้ กด 'เมนู' มุมบนซ้าย แล้วเลือกเมนูที่ต้องการ ทุกปุ่มมีตัวหนังสือและกดง่าย

จะเชิญคนช่วยงานได้อย่างไร

ไปที่ 'ตั้งค่า' แท็บ 'เจ้าหน้าที่หอนี้' กด 'เชิญทางอีเมล'